SOP (Standart Operating Prosedure)

Dipublikasi pada April 15, 2016 oleh rohmatfapertanian
  • Pendahuluan
    1. Bidang Layanan Kerja dalam suatu Organisasi melalui Tujuannya menyebutkan bahwa mengedepankan pelayanan prima kepada stakeholders, baik stakeholders internal maupun eksternal.
    2. Namun, tujuan yang amat luhur ini masih terkendala oleh berbagai faktor antara lain oleh inefisiensi dalam melayani stakeholders serta banyaknya keluhan stakeholders tentang lambatnya pelayanan.
    3. Dalam rangka mencapai pelayanan prima, yang ditandai oleh kepuasan stakeholders, adanya akuntabilitas publik dll maka perlu dilakukan evaluasi sejauh mana prosedur kerja telah dirancang, dilaksanakan dan direvisi serta bagaimana pelaksanaan SOP di lingkungan kerja.
    4. Bidang Kerja Organisasi bertekad untuk menerapkan prinsip-prinsip Tata Pamong yang baik (good governance), sehingga diharapkan akan mendorong terbentuknya manajemen kerja yang lebih efisien, dan terbentuknya profesionalisme.
    5. Untuk mencapai kondisi tersebut, maka perlu adanya evaluasi  SOP yang telah ada dan merevisinya jika diperlukan, dan membuat SOP baru jika memang belum ada.
    6. Kata kunci utama dalam pembuatan SOP adalah disusun berdasarkan kebutuhan stakeholders, baik internal maupun eksternal.
  • Apa itu SOP?
    • Standard Operating Procedure (SOP) merupakan satu set pedoman dalam suatu organisasi yang menjelaskan prosedur kegiatan rutin. SOP sangat dibutuhkan oleh suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien.
    • Sebelum membuat SOP, maka pada :
      1. Tingkat pertama Bidang Kerja  harus membuat kebijakan mutu layanan yang biasanya tertuang dalam visi, misi, dan Renstra Organisasi, yang kemudian dituangkan dalam ”quality manual” atau “Mannual Mutu”.  Quality manual memuat kebijakan kualitas dan memberikan tinjauan umum dari proses-proses inti dalam suatu organisasi.
      2. Kebijakan mutu kemudian dijabarkan ke dalam SOP-SOP (tingkat kedua). SOP adalah prosedur-prosedur standard yang mendefinisikan bagaimana eksukusi berbagai tanggungjawab dari unit terkait yang relevan dengan investigasi mutu layanan.
      3. Agar SOP dapat dilaksanakan, maka perlu dibuat jabaran SOP secara teknis yang tertuang dalam instruksi kerja dalam suatu unit kerja (tingkat ke 3).
      4. Pada tingkat terakhir (tingkat ke 4) dapat dibagi menjadi dua.
        1. Bagian pertama meliputi formulir-formulir yang diperlukan untuk mendukung kegiatan layanan di Bidang Kemahasiswaan UNISKA, serta dokumen-dokumen pendukung terkait.
        2. Bagian kedua meliputi records yang berfungsi sebagai bukti bahwa langkah-langkah inti dari mutu layanan telah terpenuhi. Records berguna untuk analisis data dan peningkatan layanan yang berkesinambungan.
  • Manfaat SOP
    1. Dapat digunakan sebagai sarana untuk mengkomunikasikan pelaksanaan suatu pekerjaan di Bidang Kerja
    2. Dapat digunakan sebagai sarana  acuan dalam melakukan penilaian terhadap proses layanan di Bidang Kerja
    3. Dapat digunakan sebagai sarana pelatihan bagi staf baru sehingga mengurangi waktu yang terbuang untuk memberikan pengarahan.
    4. Dapat digunakan sebagai sarana mengendalikan dan menggantisipasi apabila terdapat suatu perubahan sistem di Bidang Kerja
    5. Dapat digunakan sebagai sarana Audit Sistem Informasi di Bidang Kerja
  •  Pembuatan SOP
    1. Penilaian kebutuhan SOP
      • Langkah pertama dalam membuat SOP adalah penilaian kebutuhan SOP Bidang Kerja.
        1. Jika di suatu bagian/sub bagian belum ada SOP-nya, maka pertanyaan yang perlu dicarikan jawabnya adalah ”SOP apa yang dibutuhkan oleh suatu bagian/sub bagian/ Bidang Kerja?
        2. Jika sudah ada SOP pertanyaannya adalah ”Apakah SOP yang telah ada mampu memenuhi kebutuhan organisasi Bidang Kerja?
    2. Pengembangan SOP
      • Langkah-langkah pengembangan adalah sebagai berikut:
        1. Pembentukkan tim dan kelengkapannya
        2. Pengumpulan informasi dan identifikasi alternatif.
        3. Analisis dan pemilihan alternatif.
        4. Penulisan SOP.
        5. Pengujian & Review SOP
        6. Pengesahan SOP
  • SOP-1
  • Pengumpulan informasi dan data yang diperlukan untuk membuat SOP dapat dilakukan melalui Brainstorming, Focus Group, Wawancara, Survey, Benchmark dan Telaah Dokumen.
    1. Pada tahap awal ini, maka perlu dipahami apa saja Tupoksi yang ada di Bidang Kerja ?
    2. Perlu diidentifikasi jumlah layanan yang ada di Bidang Kerja
    3. Setiap jenis layanan dapat menjadi SOP tersendiri, atau dapat pula jenis layanan yang sejenis/berkesinambungan dikelompokkan. Kemudian, layanan yang sudah dikelompokkan dibuatkan SOP-nya.
    4. Identifikasi apakah layanan telah sejalan dengan tupoksi?
    5. Identifikasi apakah di Bidang Kerja sudah ada SOP-nya?
    6. Jika sudah ada, maka :
      1. Apakah sudah sesuai dengan  visi-misi dan Tujuan Bidang Kerja yaitu memberikan pelayanan prima?
      2. Apakah layanan di Bidang Kerja sudah sesuai dengan kebutuhan stakeholders?
      3. Apakah layanan yang dilakukan telah efisien dan efektif?
      4. Adakah masalah dalam kegiatan layanan di Bidang Kerja ?
      5. Efektifkah prosedur yang telah ada?
      6. Bandingkan dengan prosedur di tempat lain?
      7. Jika ada masalah, bagaimana prosedur-prosedur itu seharusnya berdasarkan data dan informasi yang ada?
      8. Dan lain-lain!
    7. Setelah kita mengumpulkan informasi dan data yang dibutuhkan serta telah mengidentifikasi apa yang terjadi, apa akar masalahnya, maka :
      • Tahap selanjutnya adalah menganalisis dan memilih alternatif-alternatif prosedur (untuk memecahkan akar masalah dalam layanan) yang berhasil diidentifikasi untuk dibuatkan standardnya.
      • Dalam tahap ini
        1. kita menganalisis kelayakan prosedur: realistik? Implikasinya? Reaksi yang mungkin timbul? Dll!,
        2. Implementasi: dapat diimplementasikan? Perlu training? Perlu sarana/prasarana baru? Perlu jabatan baru? Dll.,
        3. Kesesuaian dengan peraturan perundang-undangan,
        4. kelayakan politis: mencerminkan aspek akuntabilitas? Mempengaruhi citra Bidang Kerja ? Dll. Hasil kegiatan ini dapat dilokakaryakan untuk mendapatkan masukan dari berbagai pihak.
      • Setelah dianalisis maka :
        1. Tahap berikutnya adalah pembuatan SOP.
        2. Dalam hal ini perlu dipertimbangkan sebelum membuat SOP yaitu tentang apa tipe SOP yang akan dibuat, format SOP yang dipilih.
        3. Seperti yang telah disampaikan sebeumnya bahwa setiap jenis layanan dapat dibuatkan SOP-nya, tetapi dapat pula layanan sejenis dikelompokkan  kemudian dibuat SOP-nya.
        4. Untuk cara yang terakhir, SOP disusun dalam bentuk modul. Jika terdapat 10 layanan, maka dalam satu SOP terdiri dari 10 modul.
        5. Modul dalam SOP terdiri dari nama modul, tujuan, ruang lingkup, referensi, sarana, prosedur kerja, flowchart & lampiran.
        6. Format SOP bervariasi. Tidak ada format baku yang wajib dianutnya.
      • Pada umumnya SOP (adminsitrasi) mempunyai kelengkapan sebagai berikut:
        1. Sistem penomoran: penting untuk pengintegrasian SOP individual ke dalam  seluruh sistem.
        2. Kategori SOP: misal penanganan data (DATA), administrasi (ADM).
        3. Tanggal efektif: tanggal dimana SOP secara resmi digunakan.
        4. Tanggal revisi: tanggal diperlukannya revisi secara periodik jika diperlukan.
        5. Halaman judul: judul, nomor identifikasi SOP, tanggal pembuatan/revisi, tanda tangan dan tanggal penandatanganan oleh pejabat.
        6. Daftar isi
        7. Prosedur terdiri atas:
          • tujuan,
          • dapat diterapkan: mengidentifikasikan kapan prosedur yang telah disusun harus dilaksanakan,
          • ringkasan,
          • definisi: mengidentifikasi beberapa definisi yang digunakan dalam SOP terkait,
          • kualifikasi personel: mengidentifikasi beberapa kualifikasi yang harus dimiliki oleh pengguna,
          • kriteria, checklist atau standard lain yang harus diterapkan: menidentifikasi semua langkah langkah dan bahan-bahan yang dibutuhkan untuk menunjang prosedur,
          • pencatatan: mencatat format yang digunakan, lokasi tempat file, dsb. Dapat pula dibuatkan latar belakang pembuatan SOP sebelum menulis tujuan.
          • Kontrol kualitas dan jaminan kualitas: menggambarkan beberapa langkah pengawasan dalam proses pengiriman atau penerimaan suatu produk.
          • Referensi
  • Adalah penting bahwa sebelum membuat SOP, maka :
    • Bidang Kerja perlu membuat SOP untuk pembuatan SOP di lingkungan Bidang Kerja. 
    • Hal ini bertujuan agar terdapat keseragaman format dalam pembuatan SOP di Bidang Kerja .
  • Contoh-contoh SOP Bidang Kemahasiswaan
    1. SOP Kegiatan Mahasiswa
    2. SOP Pembinaan ORMAWA
  • Terimakasih dan semoga bermanfaat.
Pos ini dipublikasikan di Uncategorized dan tag . Tandai permalink.

Tinggalkan komentar