[3] BAB III. FUNGSI MANAJEMEN

• 
• Materi Pokok Bahasan :
• FUNGSI  MANAJEMEN …………………………………………………………
  1. Fungsi Dasar Manajemen ………………………………………………
  2. Fungsi Manajer dalam Cakupan Fungsi Manajemen …………
  3. Alur Kegiatan,SD Organisasi,Tujuan Perbedaan Pandangan
  4. Fungsi Operasional dalam Manajemen ……………………………
• BAB III.  FUNGSI  MANAJEMEN
• 3.1. Fungsi Dasar Manajemen
• Sampai saat ini, masih belum ada consensus baik di antara praktisi maupun di antara teoritis mengenai apa yang menjadi fungsi-fungsi manajemen, sering pula disebut unsur-unsur manajemen.
• Berbagai pendapat mengenai fungsi-fungsi manajemen akan tampak jelas dengan dikemukakannya pendapat beberapa penulis sebagai berikut:
  1. Louis A. Allen : Leading, Planning, Organizing, Controlling.
  2. Prajudi Atmosudirdjo : Planning, Organizing, Directing, atau Actuating and Controlling.
  3. John Robert B., Ph.D : Planning, Organizing, Command -ing, and Controlling.
  4. Henry Fayol : Planning, Organizing, Commanding, Coordinating, Controlling.
  5. Luther Gullich : Planning, Organizing, Staffing, Directing, Coordinating, Reporting, Budgeting
     • Luther Gullick mengemukakan bahwa tugas manager dalam pelaksanaan manajemen meliputi fungsi-fungsi yang dapat dirumuskan dengan memory device I POSDCORB, yaitu planning, organizing, staffing, directing, coordinating, reporting dan budgeting
  6. Koontz dan O’Donnel : Organizing, Staffing, Directing, Planning, Controlling.
  7. William H. Newman : Planning, Organizing, Assembling, Resources, Directing, Controlling.
  8. S.P. Siagian., M.P.A : Planning, Organizing, motivating and Controlling.
  9. William Spriegel : Planning, organizing, Controlling
  10. Lyndak F.Urwick :Forecasting, Planning, Organizing, Commanding, Coordinating, Controlling.
  11. Winardi: Planning, Organizing, Coordinating, Actuating, Leading, Communication, Controlling
  12. The Liang Gie : Planning, Decision making, Directing, Coordinating, Controlling, Improving.
  13. James A.F.Stoner : Planning, Organizing, Leading, and Controlling.
  14. George R. Terry : dalam bukunya yang berjudul “Principles of Management” Planning, Organizing, , Actuating and Controlling.
      • Menurut Terry keempat fungsi dasar manajemen tersebut sangat fundamental dalam setiap proses manajemen, hingga dia mengemukakan pula semacam alat untuk mengingat-ingat ( Memory Device ), yaitu apa yang disebut oleh Terry dengan istilah POAC.
• Dari uraian di atas ternyata bahwa dalam berbagai teori yang nampak beraneka ragam itu terdapat banyak kesamaan yang fundamental, hingga dapat ditarik kesimpulan bahwa berbagai fungsi dasar manajemen yang dikemukakan oleh para pakar tersebut memang merupakan fungsi-fungsi yang terdapat dalam proses manajemen, namun sudut pandang dan pengelompokkannya yang berbeda.
  • Namun demikian di dalam prakteknya pendapat George R. Terry lebih banyak dijadikan sebagai acuan. Hal ini disebabkan karena disamping lebih sederhana, disebabkan pula karena fungsi-fungsi dasar manajemen yang dikemukakan oleh para pakar yang lain sudah tercakup di dalam keempat fungsi dasar manajemen yang dikemukakan oleh George R. Terry.
    1. Fungsi Coordinating misalnya, menurut Terry fungsi ini juga terdapat dalam proses manajemen, namun sudah tercakup di dalam keempat fungsi dasar yang dikemukakannya. Demikian pula halnya dengan Leading, menurut Terry fungsi tersebut di dalam proses manajemen memang ada, namun sudah tercakup di dalam fungsi Actuating.
    2. Kemudian Forecasting, sebagai tahap pertama dalam proses manajemen. Para ahli lainpun sepakat bahwa kegiatan Forecasting tersebut terdapat dalam proses manajemen, namun sudah tercakup atau merupakan bagian dari fungsi dasar Planning.
    3. Sedangkan Directing menurut Terry fungsi tersebut bagian anak unsur daripada fungsi dasar Actuating. Atau dengan kata lain bahwa di dalam fungsi dasar Actuating sudah tercakup pula fungsi Directing.
• Secara umum fungsi-fungsi Utama yang dijalankan manajemen adalah merencanakan, (planning) mengorganisasi (organizing), Aktualisasi (Actuating) dan mengontrol (controlling).
• (1) Perencanaan (Planning):
  • Berbagai batasan tentang planning dari yang sangat sederhana sampai dengan yang sangat rumit. Misalnya yang sederhana saja merumuskan bahwa perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan.
  • Pembatasan yang terakhir merumuskan perencaan merupakan penetapan jawaban kepada enam pertanyaan berikut :
    1. Tindakan apa yang harus dikerjakan ?
    2. Apakah sebabnya tindakan itu harus dikerjakan ?
    3. Di manakah tindakan itu harus dikerjakan ?
    4. kapankah tindakan itu harus dikerjakan ?
    5. Siapakah yang akan mengerjakan tindakan itu ?
    6. Bagaimanakah caranya melaksanakan tindakan itu ?
  • Menurut Stoner : Planning adalah proses menetapkan sasaran dan tindakan yang perlu untuk mencapai sasaran tadi.
  • Perencanaan adalah menentukan apa yang harus dikerjakan dan bagaimana mengerjakannya. Ini berarti menyangkut pengambilan keputusan berhadapan dengan pilihan-pilihan. Seorang manajer harus memahami dan bisa menangkap peluang-peluang yang datang, dan memiliki pula kemampuan untuk menciptakan peluang-peluang. Dia harus mampu membuat analisa atas peluang-peluang tersebut dan mengambil keputusan untuk memilih yang terbaik sesuai dengan kondisi dan keterbatasan sumber daya yang dimiliki. Keputusan-keputusan misalnya harus diambil untuk menentukan rantai produk mana yang akan ditawarkan dengan diskon, harga-harga mana harus dirubah, metode produksi yang digunakan, gaji atau upah yang harus dibayar atau riset dan penelitian yang harus diadakan, dsb.
  • Ada dua jenis perencanaan: jangka panjang dan jangka pendek. Perencanaan jangka panjang tentu saja harus bertitik tolak dari tujuan jangka panjang dari perusahaan yang bersangkutan dan langkah-langkah yang harus diambil. Misalnya, untuk mendapatkan posisi di pasar tertentu barangkali perlu memperkenalkan satu produk tertentu tahun ini, dan produk yang lain tahun depan, dan membangun pabrik baru di tahun ketiga, dst. Dalam perencanaan jangka pendek, manajer itu harus menterjemahkan secara tepat langkah-langkah yang perlu diambil untuk mengembangkan dan memperkenalkan produk baru tersebut. Untuk perencaaan jangka lebih pendek lagi, dia harus mulai memesan material tertentu dan mempersiapkan pekerja. Semakin pendek jangka perencanaan, semakin harus spesifik perencanaan tersebut.
• Adapun salah satu fungsi manajemen yang tercakup dalam fungsi Planning, yaitu :
• [1]. Forecasting
  • Forecasting adalah meramalkan, memproyeksikan, atau mengadakan taksiran terhadap berbagai kemungkinan yang akan terjadi sebelum suatu rancana yang lebih pasti dapat dilakukan. Misalnya suatu akademi meramalkan jumlah mahasiswa yang akan melamar belajar ke akademi tersebut. Ramalan tersebut dengan menggunakan beberapa indikator, misalnya jumal lulusan SLTA. Suatu perusahaan industri harus mengadakan forescasting tentang penjualan hasil produksi dengan memperhatikan jumlah penduduk pada daerah penjualan, income perkapita anggota masyarakat, kebiasaan membeli dsb.
• [2]. Budgeting
  • Fungsi planning termasuk budgeting yang dimaksudkan fungsi manajemen dalam menetapkan tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi menetapkan peraturan dan pedoman pelaksanaan yang harus dituruti dan menetapkan ikhtiar biaya yang diperlukan dan pemasukan uang yang diharapkan akan diperoleh dari rangkaian tindakan yang akan dilakukan. Oleh karenanya lebih tepat bila perencanaan atau planning dirumuskan sebagai penetapan tujuan, police,prosedure, budget dan pogram dari suatu organisasi.
• Kesimpulan Fungsi Perencanaan
  • Proses yang menyangkut upaya yang dilakukan untuk mengantisipasi kecenderungan di masa yang akan datang dan penentuan strategi dan taktik yang tepat untuk mewujudkan target dan tujuan organisasi
• Kegiatan dalam Fungsi Perencanaan
  1. Menetapkan tujuan dan target bisnis
  2. Merumuskan strategi untuk mencapai tujuan dan target bisnis tersebut
  3. Menentukan sumber-sumber daya yang diperlukan
  4. Menetapkan standar/indikator keberhasilan dlm pencapaian tujuan & target bisnis
• (2) Mengorganisasi (Organizing)
  • Fungsi ini berkaitan dengan usaha untuk menetapkan jenis-jenis kegiatan yang dituntut untuk mencapai suatu tujuan tertentu, mengelompokkan kegiatan-kegiatan tersebut berdasarkan jenisnya supaya lebih mudah ditangani oleh bawahan. Fungsi ini mengandaikan bahwa seorang manajer bisa mendelegasikan otoritasnya kepada bawahannya dan bawahannya bisa memahami tanggung jawabnya masing-masing.
  • Struktur organisasi bisa bermacam-macam dan tidak boleh dilihat sebagai tujuan pada dirinya sendiri. Struktur organisasi barulah efektiv kalau bisa mempermudah perusahaan mencapai tujuan utamanya, bukan hanya karena terlihat “teratur” dan “manis”.
  • Organizing (organisasi) adalah dua orang atau lebih yang bekerja sama dalam cara yang terstruktur  untuk mencapai sasaran spesifik atau sejumlah sasaran.
• Adapun cakupan Fungsi Organizing antara lain :
  • [1]. Penempatan Orang (Staffing)
    • Istilah staffing diberikan oleh Luther Gulick,Harold Koonz dan Cyril O’Donnel sedangkan assembling resources dekemukan oleh William Herbar Newman : istilah itu cenderungmengandung pengertian yang sama.
    • Staffing merupakan salah satu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada suatu organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha agar setiap tenaga petugas memberikan daya guna maksimal kepada organisasi
    • Staffing merupakan salah satu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada suatu organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha agar setiap tenaga memberi daya guna maksimal kepada organisasi
    • Fungsi ini menyangkut usaha untuk mengembangkan dan menempatkan orang-orang yang tepat di dalam berbagai jenis pekerjaan yang sudah didisain lebih awal dalam organisasi. Lebih jauh lagi fungsi ini meliputi hal-hal seperti pengembangan sumber daya manusia, proses penilaian dan promosi, pelatihan. Salah satu aspek penting dari fungsi ini adalah mengidentifikasi orang-orang di dalam organisasi yang berpotensial untuk dikembangkan sebagai manajer. Good managers develop managers.
• Kesimpulan Fungsi Pengorganisasian
  • Proses yang menyangkut bagaimana strategi dan taktik yang telah dirumuskan dalam perencanaan didesain dalam sebuah struktur organisasi yang tepat dan tangguh, sistem dan lingkungan organisasi yang kondusif, dan dapat memastikan bahwa semua pihak dalam organisasi dapat bekerja secara efektif dan efisien guna pencapaian tujuan organisasi
• Kegiatan dalam Fungsi Pengorganisasian
  1. Mengalokasikan sumber daya, merumuskan dan menetapkan tugas, dan menetapkan prosedur yang diperlukan
  2. Menetapkan struktur organisasi yang menunjukkan adanya garis kewenangan dan tanggungjawab
  3. Kegiatan perekrutan, penyeleksian, pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia/tenaga kerja
  4. Kegiatan penempatan sumber daya manusia pada posisi yang paling tepat
• (3) Aktualisasi (actuating)
  • Actuating atau aktualisasi / pelaksanaan adalah salah satu fungsi manajemen untuk melaksanakan kegiatan manajemen berdasarkan Planning, Organizing yang telah digariskan serta menggunakan pengendalian atau controlling tertentu.
  • Adapun cakupan Actuating antara lain :
  • A. Memimpin (Leading)
    • Pekerjaan leading meliputi lima kegiatan yaitu :
      1. Mengambil keputusan
      2. Mengadakan komunikasi agar ada saling pengertian antara manajer dan bawahan.
      3. Memeberi semangat, inspirasi, dan dorongan kepada bawahan supaya mereka bertindak.
         • Memilih orang-orang yang menjadi anggota kelompoknya, serta Memperbaiki pengetahuan dan sikap-sikap bawahan agar mereka terampil dalam usaha mencapai tujuan yang ditetapkan.
  • B. Directing (mengarahkan)/Commanding
    • Directing atau Commanding adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan usaha memberi bimbingan, saran, perintah-perintah atau instruksi kepada bawahan dalam melaksanakan tugas masing-masing, agar tugas dapat dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju pada tujuan yang telah ditetapkan semula.
    • Dengan kata lain Directing biasa juga disebut supervisi. Ini menyangkut pembinaan motivasi dan pemberian bimbingan kepada bawahan untuk mencapai tujuan utama. Secara umum bisa dikatakan bahwa pekerja-pekerja akan berprestasi lebih baik pada pekerjaan di mana mereka persis tahu apa yang diharapkan dari mereka. Lebih jauh lagi, para pekerja tersebut akan lebih menghargai pekerjaannya kalau mereka bisa melihat bagaimana kaitan perkerjaan mereka dengan gambar keseluruhan dari organisasi. Mengerjakan sesuatu hanya karena atasan menyuruh demikian biasanya tidak bisa menghasilkan secara maksimal.
  • C. Motivating
  • Motivating atau pemotivasian kegiatan merupakan salah satu fungsi manajemen berupa pemberian inspirasi, semangat dan dorongan kepada bawahan, agar bawahan melakukan kegiatan secara suka rela sesuai apa yang diinginkan oleh atasan.
  • D. Coordinating
  • Coordinating atau pengkoordinasian merupakan salah satu fungsi manajemen untuk melakukanberbagai kegiatan agar tidak terjadi kekacauan, percekcokan, kekosongan kegiatan, dengan jalan menghubungkan, menyatukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerja sama yang terarahdalam upaya mencapai tujuan organisasi.
    • Salah satu aspek penting dari fungsi ini adalah fungsi koordinasi, yang berarti penciptaan suatu harmoni dari individu-individu yang berkerja bersama-sama untuk mencapai tujuan bersama. Kemampuan komunikasi menjadi kunci keberhasilan fungsi ini.
  • Kesimpulan Fungsi Pengarahan dan Implementasi
    • Proses implementasi program agar dapat dijalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi serta proses memotivasi agar semua pihak tersebut dapat menjalankan tanggung jawabnya dengan penuh kesadaran dan produktifitas yang tinggi.
  • Kegiatan dalam Fungsi Pengarahan dan Implementasi
    1. Mengimplementasikan proses kepemimpinan, pembimbingan, dan pemberian motivasi kepada tenaga kerja agar dapat bekerja secara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan
    2. Memberikan tugas dan penjelasan rutin mengenai pekerjaan
    3. Menjelaskan kebijakan yang ditetapkan
• (4) Mengontrol (Controlling)
  • Controlling atau pengawasan, sering juga disebut pengendalian adalah salah satu fungsi manajemen yang berupa mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan maksud dengan tujuan yang telah digariskan semula
  • Fungsi ini dijalankan untuk menjamin bahwa perencaan bisa diwujudkan secara pasti. Ada banyak alat-alat analisa untuk suatu proses kontrol yang efektiv. Proses kontrol pada dasarnya selalu memuat unsur: perencanaan yang diterapkan, analisa atas deviasi atau penyimpangan-penyimpangan yang terjadi, dan menentukan langkah-langkah yang perlu untuk mengoreksi.
  • Fungsi lain dalam cakupan fungsi controlling, antara lain :.
    • Reporting Adalah salah satu fungsi manajemen berupa penyampaian perkembangan atau hasil kegiatan atau pemberian keterangan mengenai segala hal yang bertalian dengan tugas dan fungsi-fungsi kepada pejabat yang lebih tinggi.
  • Kesimpulan Fungsi Pengawasan dan Pengendalian
    • Proses yang dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan, diorganisasikan dan diimplementasikan dapat berjalan sesuai dengan target yang diharapkan sekalipun berbagai perubahan terjadi dalam lingkungan dunia bisnis yang dihadapi.
  • Kegiatan dalam Fungsi Pengawasan dan Pengendalian
    1. Mengevaluasi keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis sesuai dengan indikator yang telah ditetapkan
    2. Mengambil langkah klarifikasi dan koreksi atas penyimpangan yang mungkin ditemukan
    3. Melakukan berbagai alternatif solusi atas berbagai masalah yang terkait dengan pencapaian tujuan dan target bisnis
• 3.2. Fungsi Manajer dalam Cakupan Fungsi Manajemen
• Fungsi-fungsi lain dari seorang  manajer dalam Actuating
  • Apa yg telah dibicarakan di atas adalah fungsi-fungsi manajer ke dalam perusahaan, sering disebut internal function of manager.
  • Jadi fungsi-fungsi manajer ke dalam perusahaan dapat di lihat dari dua sudut yaitu:
    1. Dari sudut proses yakni perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan dan pengawasan.
    2. Dari sudut subjek atau bidang yaitu keuangan, personalia, pemasaran, pembelian, produk
  • Dalam bidang pemasaran, para manajer harus mengusahakan agar hasil-hasil  produksinya dapat disalurkan dari saluran-saluran distribusi yang tepat sehingga harga penjualannya dapat dijangkau oleh tenaga pembeli kaum konsumen
  • Selain fungsi manajer ke dalam perusahaan, ada pula  fungsi-fungsi manajer keluar perusahaan, yang kita sebut external function of a manager.
  • Fungsi manajer ke luar perusahaan ini ada tiga jenis, yaitu sebagai berikut:
    1. Mewakili perusahaan di bidang pengadilan
    2. Mengambil kegiatan sebagai warga Negara biasa
    3. Mengadakan hubungan dengan unsur masyarakat (stakeholder)
  • Setiap perusahaan tidak berdiri sendiri, ia memerlukan hubungan dengan unsure masyarakat. Baik tidaknya hubungan perusahaan dengan unsure masyarakat memegang peranan penting dalam berhasil tidaknya seorang manajer untuk merealisasikan tujuannya.
  • Untuk menghadapi masyarakat luar, manajer perusahaan harus melaksanakan kegiatan, antara lain sebagai berikut:
    1. Mengadakan pengumuman, komunike-komunike, dan artikel-artikel
    2. Menyelenggarakan konferensi pers dan pertemuan
    3. Menyelenggarakan pameran
    4. Mengatur siaran melalui radio/media
    5. Mengadakan kontak dengan unsur pemerintah dan masyarakat
    6. Membuat analisa dari pendapat umum
    7. Menerima kunjungan pihak luar ke dalam perusahaan
• 3.3. Alur Kegiatan, Sbr daya organisasi, Tuj & beda Pandangan Fungsi Manajemen.
• 
• Sumber Daya Organisasi, Tujuan, dan Fungsi-fungsi Manajemen
• Alur Kegiatan dalam Fungsi-fungsi Manajemen
• 
• Perbedaan pandangan dalam  Fungsi-fungsi Manajemen
• 
• 3.4. Fungsi Operasional dalam Manajemen
  • Adapun Fungsi Operasional dalam manajemen, yaitu :
  • A. Manajemen Sumber Daya Manusia
    • Manajemen Sumber Daya Manusia adalah penerapan manajemen berdasarkan fungsinya untuk memperoleh sumber daya manusia yang terbaik bagi bisnis yang kita jalankan dan bagaimana sumber daya manusia yang terbaik tersebut dapat dipelihara dan tetap bekerja bersama kita dengan kualitas pekerjaan yang senantiasa konstan ataupun bertambah
  • B. Manajemen Pemasaran
    • Manajemen Pemasaran adalah kegiatan manajemen berdasarkan fungsinya yang pada intinya berusaha untuk mengidentifikasi apa sesungguhnya yang dibutuhkan oleh konsumen, dana bagaimana cara pemenuhannya dapat diwujudkan
  • C. Manajemen Operasi/Produksi
    • Manajemen Produksi adalah penerapan manajemen berdasarkan fungsinya untuk menghasilkan produk yang sesuai dengan standar yang ditetapkan berdasarkan keinginan konsumen, dengan teknik produksi yang seefisien mungkin, dari mulai pilihan lokasi produksi hingga produk akhir yang dihasilkan dalam proses produksi
  • D. Manajemen Keuangan
    • Manajemen Keuangan adalah kegiatan manajemen berdasarkan fungsinya yang pada intinya berusaha untuk memastikan bahwa kegiatan bisnis yang dilakukan mampu mencapai tujuannya secara ekonomis yaitu diukur berdasarkan profit. Tugas manajemen keuangan diantaranya merencanakan dari mana pembiayaan bisnis diperoleh, dan dengan cara bagaimana modal yang telah diperoleh dialokasikan secara tepat dalam kegiatan bisnis yang dijalankan
  • E. Manajemen Informasi
    • Manajemen Informasi adalah kegiatan manajemen berdasarkan fungsinya yang pada intinya berusaha memastikan bahwa bisnis yang dijalankan tetap mampu untuk terus bertahan dalam jangka panjang. Untuk memastikan itu manajemen informasi bertugas untuk menyediakan seluruh informasi yang terkait dengan kegiatan perusahaan baik informasi internal maupun eksternal, yang dapat mendorong kegiatan bisnis yang dijalankan tetap mampu beradaptasi dengan perubahan yang terjadi di masyarakat.
•